Voice Mail

Die Personal Voice Mail von CNT Call Manager bietet Benutzern eine persönliche Mailbox, die sowohl mit standardisierten Ansagen als auch mit individuellen Aufnahmen konfiguriert werden kann. Die Weiterleitung an die Voice Mail erfolgt automatisch gemäß den individuellen Einstellungen des Benutzers, etwa bei aktivierter "Nicht stören"-Funktion (DND) oder im "Abwesend"-Status.

Voice Mail-Nachrichten können flexibel als Audio-Datei per E-Mail zugestellt werden, sodass Benutzer sie bequem abrufen können. Zusätzlich wird eine Benachrichtigung über die Message Waiting Indicator (MWI)-Taste am SIP-Telefon oder über die Anrufliste angezeigt, um eine einfache Verwaltung der Nachrichten zu gewährleisten.

Die Option CM Personal IVR erweitert die persönliche Nebenstelle eines Benutzers um ein komfortables IVR-Menü. Anrufer werden durch eine vorangestellte Ansage geleitet und können flexibel entscheiden, ob sie eine Nachricht in der persönlichen Voice Mail hinterlassen oder an ein anderes Ziel wie die Zentrale oder die persönliche Mobilfunknummer des Benutzers weitergeleitet werden möchten. Diese Funktionalität verbessert die Erreichbarkeit und bietet eine komfortable Möglichkeit, Anfragen effizient zu steuern und individuell zu bearbeiten.

Für den Einsatz in Hotlines bietet die Voice Mail von CNT Call Manager eine effiziente Lösung, um Erreichbarkeit außerhalb der regulären Arbeitszeiten oder bei hoher Auslastung sicherzustellen. Eingehende Nachrichten werden aufgezeichnet, und die Benachrichtigung erfolgt an einen E-Mail-Verteiler mit angehängter Audio-Datei. So werden relevante Teammitglieder unmittelbar informiert und können zeitnah auf Anfragen reagieren, wodurch eine nahtlose Betreuung der Kundenanliegen gewährleistet wird.

Im Rahmen der Option CM IVR bietet CNT Call Manager in Hotlines eine kundenfreundliche Möglichkeit, die Wartezeit bei hoher Auslastung zu verkürzen. Anrufer können direkt über das IVR-Menü auswählen, ob sie eine Voice Mail hinterlassen möchten, anstatt auf die Verfügbarkeit eines Agents zu warten. Diese flexible Alternative ermöglicht es, Anliegen dennoch effizient zu übermitteln. Das Hinterlassen einer Nachricht ist jederzeit durch einfachen Tastendruck möglich. Die Integration in die IVR sorgt für einen reibungslosen und serviceorientierten Ablauf, auch bei hohem Anrufaufkommen.

Das zugrunde liegende Call-Hunting-Verfahren von CNT Call Manager kontaktiert hinterlegte Eskalationskontakte, etwa Mobilfunknummern, gleichzeitig. Sobald ein Mitarbeiter den Anruf per Tastendruck übernimmt, wird die hinterlassene Voice Mail automatisch abgespielt. Dieses System optimiert die Rufbereitschaft, indem es kritische Anfragen schnell zu den richtigen Ansprechpartnern leitet und die Reaktionszeit in dringenden Situationen signifikant reduziert.

Die KI-gestützte Transkription spart Zeit, ermöglicht schnelle Reaktionen und sorgt dafür, dass wichtige Informationen präzise in schriftlicher Form vorliegen – ideal für eine einfache Weiterverarbeitung und Archivierung. Besonders in dynamischen Arbeitsumgebungen bietet diese Funktion einen echten Mehrwert, da sie die Kommunikation flexibel und unabhängig von Geräten oder Umgebungen gestaltet. So bleiben Sie stets erreichbar und handlungsfähig.